Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu – David Allen

E-mail to bez wąt­pie­nia jeden z naj­więk­szych wyna­laz­ków ostat­niego pół­wie­cza. Efekty tego, jak zre­wo­lu­cjo­ni­zo­wał on współ­cze­sne metody komu­ni­ka­cji, odczuwa każdy z nas. Ile e-maili każdy z nas odbiera dzien­nie? 10? 50? A może 100? Nie­za­leż­nie od tej liczby, aby sku­tecz­nie radzić sobie z natło­kiem infor­ma­cji przy­sy­ła­nych do nas za pomocą poczty elek­tro­nicz­nej, warto sobie opra­co­wać sys­tem, który nam to sku­tecz­nie uła­twi. W serii arty­ku­łów z serii ‘Jak sobie radzić z pocztą elek­tro­niczną’ posta­ramy się poru­szyć ten problem.

Gene­ralne porządki

Pierw­szym kro­kiem do sku­tecz­nego radze­nia sobie z naszą kore­spon­den­cją jest prze­pro­wa­dze­nie grun­tow­nych porząd­ków w naszej skrzynce pocz­to­wej. Zacznijmy od wyczysz­cze­nia naszej skrzynki odbior­czej (Inbox). Na ten etap dobrze zare­zer­wo­wać sobie wię­cej czasu, gdyż w zależ­no­ści od liczby wia­do­mo­ści może to zająć od kil­ku­na­stu minut do kilku godzin. Jeśli uży­wamy pro­gramu pocz­to­wego, dobrym pomy­słem jest wyłą­cze­nie na tym eta­pie auto­ma­tycz­nego pobie­ra­nia wia­do­mo­ści. W ten spo­sób nie będziemy czy­ścić naszej skrzynki w nie­skoń­czo­ność. Oczy­wi­ście jeśli nie ma takiej potrzeby, wia­do­mo­ści ze skrzynki nie usu­wamy — wystar­czy je archi­wi­zo­wać lub prze­no­sić do odpo­wied­nich fol­de­rów. Do każ­dej wia­do­mo­ści powin­ni­śmy zasto­so­wać jedną z nastę­pu­ją­cych procedur:

1. Jeśli możesz na daną wia­do­mość odpo­wie­dzieć, zrób to teraz, po czym daną wia­do­mość prze­nieś do odpo­wied­niego fol­deru lub zar­chi­wi­zuj. Istotne jest, aby znik­nęła ona z two­jej skrzynki odbiorczej.
2. Jeśli nie możesz odpo­wie­dzieć ze względu na ogra­ni­cze­nia kon­tek­stu, w któ­rym się znaj­du­jesz (nie posia­dasz w danym momen­cie wyma­ga­nych infor­ma­cji, nie masz dostępu do potrzeb­nych doku­men­tów lub po pro­stu musisz odpo­wie­dzieć w póź­niej­szym ter­mi­nie), prze­nieś wia­do­mość do fol­deru ‘Wyma­ga­jące odpo­wie­dzi’. Ponow­nie, naj­waż­niej­sze jest to, aby wia­do­mość została prze­nie­siona ze skrzynki odbiorczej.
3. Jeśli wia­do­mość nie wymaga odpo­wie­dzi ani teraz, ani w póź­niej­szym cza­sie, zar­chi­wi­zuj ją, pod warun­kiem, że przed­sta­wia ona dla Cie­bie jaką­kol­wiek war­tość mery­to­ryczną. Po raz kolejny — musi znik­nąć ze skrzynki odbiorczej.
4. Jeśli wia­do­mość nie przed­sta­wia dla Cie­bie żadnej war­to­ści — usuń ją, bo nie ma sensu, aby zaśmie­cała twoją skrzynkę.

A co potem?

Jeśli już udało Ci się opróż­nić swoją skrzynkę ze wszyst­kich wia­do­mo­ści, to nauczy­łeś się klu­czo­wego aspektu zarzą­dza­nia swoją skrzynką. Powyż­szy opis i 4 opi­sane pro­ce­dury pozwa­lają na sku­teczne pozby­wa­nie się wia­do­mo­ści ze swo­jej skrzynki, a chyba wła­śnie o to nam chodziło?

Kon­tro­luj czas

Porada na koniec — posta­raj się ogra­ni­czyć czas, który tra­cisz odpo­wia­da­jąc na e-maile. Dużo waż­niej­sza jest prze­cież sama praca, niż tylko mówie­nie o niej. O ile to moż­liwe, spraw­dzaj swoją skrzynkę tylko 1–2 razy dzien­nie, o z góry zapla­no­wa­nych godzi­nach. W ten spo­sób będziesz miał czas na rze­czy­wi­stą pracę, a czas, który oszczę­dzasz na cią­głym zaglą­da­niu do pro­gramu pocz­to­wego możesz prze­zna­czyć produktywniej.