Każdy z nas boryka się od czasu do czasu z brakiem koncentracji i rozproszeniem uwagi – czy potrafimy sobie jednak z tym skutecznie radzić?
Nie ma niestety niezawodnej recepty na poprawienie koncentracji. Można jednak wyróżnić kilka interesujących sposobów, które mogą nam pomóc.

Czynniki powodujące problemy z koncentracją możemy podzielić na dwie grupy: wewnętrzne i zewnętrzne.
Do czynników wewnętrznych należą przede wszystkim open loops, czyli niesfinalizowane sprawy, które wymagają naszej uwagi. Czynniki zewnętrzne to w większości przypadków negatywny wpływ otoczenia na naszą koncentrację. Zastanówmy się, jak wyeliminować te negatywne czynniki, zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne.

A zatem:

#1 – odpręż się, oczyść umysł

Na początek spróbuj się wyciszyć, zamknąć na wszystkie czynniki zewnętrzne. Dopilnuj, aby nikt Ci nie przeszkadzał. Zrelaksuj się i staraj się nie myśleć o niczym przez kilka minut.

#2 – wypisz wszystkie open loops

Zapisz na kartce papieru wszystkie sprawy, które wymagają od Ciebie jakiś decyzji czy kroków, które musisz podjąć.
Zastanów się również, czy wszystkie projekty są nadal aktualne i czy rzeczywiście chcesz je wykonać.
Kluczem do sukcesu tej techniki jest zaufanie samemu sobie – musisz być przekonany, że jeśli daną sprawę zapiszesz na papierze, to nie musisz się przejmować tym, że o niej zapomnisz.

#3 – wybierz to, co najważniejsze

Z listy, którą utworzyłeś w punkcie #2 wybierz jedynie najważniejsze sprawy. Ważne jest, abyś nie tracił swojej energii na sprawy, którymi tak naprawdę nie musisz się zajmować. Jeśli jakiś projekt nie jest wart twojego czasu – porzuć go, pozwoli Ci to skoncentrować się nad tym, co najważniejsze.

#4 – pozbądź się zbędnych przedmiotów ze swojego otoczenia

Schludne biurko pomoże Ci skoncentrować się na pracy, a nie na przedmiotach, które Cię otaczają. Pozbądź się z biurka wszystkiego, co nie jest Ci potrzebne w pracy, a na pewno poczujesz różnicę.

#5 – wyjdź na spacer

Twój umysł do sprawnego funkcjonowania potrzebuje tlenu – spacer jest idealnym sposobem na poprawienie koncentracji, a dodatkowo pomoże Ci oczyścić umysł i zrelaksować ciało.

Jak już wspomniałem na początku tego artykułu, nie ma idealnego sposobu na poprawę koncentracji – jest to sprawa bardzo indywidualna, więc potraktuj tę krótką listę jako przykład i opracuj swoją, dostosowaną do osobistych oczekiwań i preferencji.

5 prostych kroków na poprawienie koncentracji pochodzi z bloga 2minuty.pl

Praktycznie każdy z nas przygotował już listę noworocznych postanowień – czy to odnotowując je w jakiś sposób, czy też po prostu zastanawiając się nad tym, co warto w naszym życiu zmienić. Zastanówmy się jednak, ile z naszych zeszłorocznych postanowień zostało spełnionych – jeśli udało Ci się spełnić wszystko, co planowałeś zmienić w swoim życiu w ubiegłym roku, to możesz przestać czytać dalej, to nie jest artykuł dla Ciebie. Jeśli jednak chcesz poznać kilka porad, które pomogą Ci skutecznie osiągnąć to, co zaplanowałeś, to zapraszam do dalszej lektury.

Ogranicz postanowienia do minimum

Pamiętaj, że każdy z nas jest tylko człowiekiem – niemożliwa jest diametralna zmiana naszego życia w przeciągu jednego roku. Kluczem do sukcesu jest stała praca nad samym sobą. Wybierz więc maksymalnie 12 postanowień, które chcesz w danym roku zrealizować. Każde z tych postanowień powinno być wykonywalne w czasie 1 miesiąca, więc jeśli planujesz stracić 10 kg, a wiesz, że realnie w ciągu jednego miesiąca jesteś w stanie zrzucić jedynie 5 kg, to znak, że Twoje postanowienie powinno być rozłożone na dwa niezależne postanowienia.

Pracuj systematycznie

Nie próbuj pracować nad wszystkimi postanowieniami jednocześnie – kluczem do sukcesu jest systematyczność. Podziel swoje 12 postanowień na miesiące i skoncentruj się tylko na tym wybranym zagadnieniu. W ten sposób będziesz w stanie poświęcić mu wystarczającą ilość czasu, aby rzeczywiście je zrealizować. Jeśli Twoje postanowienie ma charakter ciągły (np. jazda na rowerze czy regularne wizyty na siłowni), to po pierwszym miesiącu łatwiej będzie Ci dzięki temu utrzymać swój nowy nawyk mimo pracy nad innym postanowieniem.

Wyznacz sobie nagrody

Nagroda to najprostszy, ale zarazem najbardziej skuteczny czynnik motywujący. Do każdego z 12 postanowień dobierz odpowiednie nagrody, które ułatwią Ci spełnienie danego celu. Im bardziej pragniesz danej nagrody, tym łatwiej będzie Ci pracować nad danym postanowieniem. Pamiętaj jednak, że zjedzenie kilograma czekolady nie będzie dobrą nagrodą za zrzucenie 5 kg.

Znajdź kogoś, kto będzie Twoim osobistym trenerem i motywatorem

Dobrym pomysłem jest znalezienie osoby, która może służyć Ci poradą w czasie Twojej pracy nad wybranym postanowieniem. Czasem nic nie jest lepszą motywacją niż chęć pokazania komuś, z kim podzieliliśmy się naszym celem, że jesteśmy konsekwentni i potrafimy go osiągnąć.

Życzę więc powodzenia w spełnianiu Waszych noworocznych postanowień.

Noworoczne postanowienia i co zrobić, aby je spełnić? pochodzi z bloga 2minuty.pl

Po dłużej przewie czas na kolejny artykuł. Na początek, proponuję prosty test – ile czasu znajdzie Ci znalezienie pióra lub długopisu na swoim biurku? Idealnym wynikiem jest 0 sekund. Tak, zero. Dobrze zorganizowana osoba nie musi szukać – po prostu wie dokładnie, gdzie zawsze znajduje się jej przyrząd do pisania. Jeśli w Twoim przypadku jest inaczej i znalezienie szukanych przedmiotów wymaga przekopanie się przez sterty papierów i kubków po kawie, ten artykuł jest dla Ciebie.

Pierwszym krokiem do dobrze zorganizowanego biurka są porządki – musimy doprowadzić biurko do takiego stanu, abyśmy mogli się zastanawiać nad jego reorganizacją, tj. pozbyć się stert papierów, kubków po kawie, itp. Pierwszym krokiem jest więc wyrzucenie wszystkich tych rzeczy, które na 100% nie są już nam potrzebne – opakowania po naszych ulubionych przekąskach czy butelki po napojach. Zaraz potem warto wynieść talerze, kubki i inne sprzęty domowe, których na biurku być nie powinno.

Kolejnym krokiem jest pozbycie się z biurka stert dokumentów, które nań zalegają. Pamiętajmy, że dla każdego dokumentu określone są jedynie 2 możliwe akcje:

1. Przechowaj – w tym przypadku dokument bezwzględnie powinien trafić do odpowiedniej teczki czy segregatora. W żadnym wypadku nie należy go przekładać po prostu na inny stos – to złudne porządki, które nie skutkują w lepszej organizacji naszej pracy.
2. Wyrzuć – nie wymaga wyjaśnienia, choć warto na wszelki wypadek przypomnieć, że dokumenty zawierające personalne dane powinniśmy niszczyć w niszczarce, a te mniej ważne oddawać na makulaturę.

Gdy już udało nam się zapanować nad papierami, które uprzednio zalegały na naszym biurku, warto się zająć pozostałymi nań przedmiotami – przyborami do pisania, wyposażeniem biurowym, etc. Porządkując je warto zastanowić się, czy są one nam naprawdę potrzebne – w końcu nie warto na biurku trzymać 15 długopisów tylko po to, by mieć zapas. Zredukujmy liczbę przedmiotów zajmujących na stałe nasze biurko do niezbędnego minimum. W ten sposób o wiele łatwiej będzie nam utrzymać porządek.

Gdy już pozbyliśmy się zbędnych akcesoriów biurowych, warto się zastanowić nad ograniczeniem liczby ozdób, które ustawiliśmy na blacie biurka i w jego okolicy. Być może są one dla niektórych miłym akcentem, ale podświadomie nas rozpraszają, odrywając naszą uwagę od pracy.

Ostatnim i zarazem najtrudniejszym krokiem do dobrze zorganizowanego miejsca pracy jest utrzymanie naszego biurka w stanie jego świetności. Warto w sobie wyrobić nawyk odkładania wszystkich przedmiotów, z których w danym momencie nie korzystamy na ich właściwe miejsce. W ten sposób oszczędzimy sporo czasu na codzienne porządki, a schludne biurko bez wątpienia przyczyni się do wzrostu wydajności naszej pracy.

Schludne biurko == produktywniejsza praca pochodzi z bloga 2minuty.pl

Pierwszy krok ku implementacji skutecznego systemu GTD mamy już za sobą – zbieranie zadań. Samo gromadzenie nowych wpisów na naszej liście to-do niestety nie spowoduje natychmiastowego wzrostu naszej produktywności. W skrajnych przypadkach może wręcz przyczynić się do jego jej obniżenia – na naszej liście znajdzie się tyle zadań, że nie będziemy w stanie nawet pomyśleć o wykonaniu któregokolwiek z nich. Aby więc nasz system posunąć o krok dalej, musimy nauczyć się, jak skutecznie przetwarzać zadania.

Podstawową zasadą, której musimy przestrzegać, aby nasz system GTD był skuteczny, jest nieodkładanie zadań na później – jeśli przetwarzamy naszą skrzynkę odbiorczą, nie możemy dopuścić do tego, że przeskakujemy niektóre zadania. Po zakończeniu fazy przetwarzania nasza lista powinna być pusta. I nie oznacza to, że wszystkie zadania musimy wykonać – po prostu każdy wpis musi trafić na odpowiednią listę zależną od kontekstu zadania.

Dobrze jest ograniczyć liczę skrzynek, które musimy przetwarzać do minimum, albo raczej do liczby, która jest dla nas najwygodniejsza. Pamiętaj – im mniej miejsc, z których musisz zbierać zadania, tym łatwiej Ci będzie te zadania ogarnąć. W moim przypadku jest to 5 miejsc:

1. Remember The Milk – główny system przetwarzania zadań, tutaj ostatecznie trafiają zadania z innych miejsc.
2. Moleskine Pocket Notebook – tutaj zapisuję zadania, jeśli nie mam dostępu do komputera.
3. Moleskine Pocket Weekly Diary – tutaj trafiają nowe wpisy do kalendarza
4. Apple Mail – tutaj trafiają wszystkie moje e-maile.
5. Teczka Inbox – tutaj trafiają wszystkie fizyczne dokumenty, takie jak faktury, rachunki, itp.

Gdy już nasz system skrzynek odbiorczych jest kompletny, musimy nauczyć się z niego skutecznie korzystać. W końcu jeśli będziemy zapominali o umieszczaniu zadań w odpowiednich miejscach, to nasz system na nic się nie zda. Musimy od początku do końca konsekwentnie z niego korzystać, jeśli ma przynieść pożądany efekt.

Ogranicz przetwarzanie zadań do 1-2 sesji dziennie – przeglądając swoje skrzynki odbiorcze co 15 minut marnujesz masę czasu. Z drugiej strony przetwarzanie zadań zbyt rzadko może doprowadzić do tego, że w twoich skrzynkach nagromadzi się tyle zadań, że ciężko będzie Ci ich się pozbyć.

Jeśli chcemy naprawdę skutecznie opanować przetwarzanie informacji, sugeruję na początek utworzenie dodatkowej listy, na której wypiszemy wszystkie etapy procesu przetwarzania – informację o tym, które skrzynki odbiorcze musimy przetworzyć i co robić z zadaniami w nich zawartymi. W ten sposób po pewnym czasie dojdziemy do tego, że wszystko przetwarzanie zadań będzie dla nas czynnością zupełnie automatyczną.

GTD w pigułce #2: Przetwarzaj pochodzi z bloga 2minuty.pl

Często jest tak, że nawet jeśli zdajemy sobie sprawę z korzyści płynących z wstawania wcześnie rano, nie jesteśmy wstanie się przestawić i przyzwyczaić do tej metody – budzik dzwoni, a my go wyłączamy i idziemy spać dalej. Jak sobie z tym radzić? Jak sprawić, aby wczesne wstawanie nie stanowiło dla nas żadnego problemu?

Przeanalizujmy na początek typowy poranek osoby, która chce wstać wcześnie rano, ale nie specjalnie jej to wychodzi:

• 6:00 – dzwoni budzik, powoli odzyskujemy świadomość
• 6:05 – jesteśmy już na tyle świadomi, że zaczyna nas denerwować ciągły dźwięk budzika
• 6:07 – postanawiamy działać, sięgamy ręką na półkę nocną i po kilkuminutowych zmaganiach wyłączamy budzik (tutaj metody są różne, od naciśnięcia odpowiedniego przycisku aż do rozbicia budzika o ścianę)
• 6:10 – spokojni, że nic nam już nie będzie przeszkadzać, wracamy do naszych sennych marzeń
• 10:00 – budzimy się, choć wcale nie czujemy się wypoczęci
• 10:10 – dowiadujemy się, która jest godzina
• 10:11 – przeklinając, wyskakujemy z łóżka, biegniemy do łazienki.
• … a reszty się chyba możemy domyślić

Większość z nas przynajmniej raz w życiu doświadczyła takiego poranka. Co jednak możemy zrobić, aby nasz poranek wyglądał tak:

• 6:00:00 – rozlega się dźwięk budzika
• 6.00:30 – wyłączamy budzik
• 6:01:00 – bierzemy w płuca haust świeżego, porannego powietrza
• 6:02:15 – płuczemy naszą twarz zimną wodą, zastanawiamy się, jak wykorzystać pierwsze godziny nowego dnia
• 6:05:00 – zasiadamy do śniadania, pełni energii do działania

Czyż nie jest to piękna wizja? Tak mniej więcej wygląda każdy mój poranek, a i Ty możesz każdego dnia doświadczać równie przyjemnego poranka. Pytanie tylko, jak do tego dojść?

Automatyzacja kluczem do sukcesu

Jedną z głównych przyczyn tego, że rano wracamy do łóżka pomimo tego, że dzwonił budzik, jest zastanawianie się nad tym, czy warto jest wstawać. Przecież w łóżku jest mi tak dobrze. Wstanę, będzie mi zimno… Nie, nie warto… – pewnie nie raz zaczęliśmy poranek od takich rozważań, choć najczęściej ich nie pamiętamy. Wielu z nas wydaje się, że budzik nas rano nie budzi, a w rzeczywistości po prostu tego nie pamiętamy.

Pierwszym krokiem, który pozwoli nam na skuteczniejsze wstawanie rano jest świadomość poprawności naszych decyzji. I w żadnym wypadku nie chodzi mi o decyzję o powrocie do łóżka, którą podejmujemy o 6.10, a o świadomość tego, że jeśli wieczorem ustawimy budzik na godzinę szóstą, to jest to najlepsza możliwa godzina i nic rano nie zdoła jej podważyć. Aby zakorzenić poranne wstawanie w naszej podświadomości musimy najpierw nauczyć się ufać naszej świadomości.

Jeśli udało nam się przejść przez poprzedni krok, powinniśmy zacząć wykonywać poranne czynności podświadomie. Niestety, nie ma magicznej metody na wyrobienie w sobie tego nawyku – jedynym skutecznym sposobem jest powtarzanie porannego rytuału do skutku.

Steve Pavlina proponuje ćwiczenie naszego porannego rytuału „na sucho”, np. wieczorem. Oto jego sposób:

1. Wejdź do sypialni. Postaraj się odwzorować poranne warunki w najlepszy możliwy sposób – zaciemnij pokój, ściągnij okulary, jeśli je nosisz. Ubierz się tak, jak ubierasz się do snu.
2. Ustaw budzik na 5 minut do przodu.
3. Połóż się w łóżku i zamknij oczy
4. Wyobraź sobie, że właśnie śpisz. Pamiętaj, że na tym etapie 90% sukcesu zależy od tego, jak bardzo przyłożysz się do pracy wyobraźnią.
5. Gdy tylko usłyszysz dźwięk budzika, wstań (to jest ważne) i natychmiast go wyłącz. Bez zastanawiania się. Jeśli uda Ci się wypracować w sobie ten nawyk, to 80% pracy jest już za tobą.
6. Weź głęboki oddech, powoli przeciągnij się
7. Przejdź do następnej czynności, którą normalnie robisz po przebudzeniu, np. do ubierania się.
8. Przywróć swoje otoczenie do warunków początkowych i powtarzaj powyższe kroki 3-10 razy.

Wiem, że brzmi to śmiesznie, ale to naprawdę działa. Po kilku dniach oczywiście z ćwiczeń popołudniowych możemy śmiało zrezygnować. Cały rytuał będzie się utrwalał w naszej podświadomości co ranka, więc ten etap wstępny to czynność w większości przypadków jednorazowa.

Pamiętaj jednak o jednym, aby utrzymać ten nawyk, powinieneś stosować się do niego codziennie. Najlepszym wyjściem jest wpisanie do kalendarza godzin, o których rano wstajemy. Najlepiej, jeśli będzie to ta sama godzina każdego dnia. Jeśli chcemy sobie pozwolić na dłuższe spanie przez weekend, to proponuję po prostu wcześniej się położyć – w ten sposób nie niszczymy naszego porannego nawyku. Po kilku miesiącach praktyki oczywiście można sobie pozwolić na pewne ustępstwa, ale im ściślej początkowo będziemy się trzymać naszego planu, tym bardziej wniknie on do naszej podświadomości i nasze poranne problemy z wstawaniem odejdą głęboko w niepamięć.

Zainteresowanych dodatkowym materiałem na ten temat zachęcam do zapoznania się z książką Sztuka spania i wstawania.

Zobacz też wpis Patrycji na tym blogu: Jak wcześnie wstać

Jak przestawić się na wczesne wstawanie? pochodzi z bloga 2minuty.pl