2minuty.pl - organizacja czasu pracy, produktywność, motywacja, getting things done, przedsiębiorczość

(Zdjęcie: Denise Cortez)

Sporo czasu upłynęło, odkąd ostatni raz pisałem na tym blogu… Nie oznacza to jednak, że w międzyczasie spoczywałem na laurach—dokształcałem się, testowałem różne nowe techniki i szlifowałem te, o których już wcześniej pisałem. Zmieniło się przy tym moje nastawienie do produktywności jako takiej, skłaniając się nieco bardziej ku pomysłom Tima Ferrissa czy Leo Babauty niż Davida Allena. Ale o tym w innym artykule. Pozwolę sobie skoncentrować się dzisiaj na moich usprawnieniach w zarządzaniu pocztą elektroniczną, które wprowadzałem w życie przez ostatnie kilka tygodni.

Zacznijmy od prostego i bardzo efektywnego sposobu na pozbycie się nadmiaru wiadomości. Wypisz się z wszystkich (lub większości) newsletterów. W 95% przypadków newslettery, które dostaje i tak lądują w koszu bez czytania. Jeśli wiadomość zawiera coś interesującego na pewno dowiemy się o tym w ten czy inny sposób. Zwykle automatyczne wiadomości służą celom czysto marketingowym, przykładowo oferując nam zniżki na towary/usługi, których normalnie byśmy nie kupili. Jestem zdania, że jeśli sami nie zaczęliśmy szukać jakiegoś towaru w Internecie w celu jego zakupu, to prawie na pewno go nie potrzebujemy. I nie dajmy sobie wmówić specjalistom od marketingu, że jest inaczej.
Zaznaczam, że wypisanie się z wszystkich zbędnych newsletterów może pochłonąć trochę czasu—w moim przypadku kilka tygodni. Zwykle nie pamiętamy, do jakich list się zapisaliśmy, więc musimy cierpliwie czekać na następną wiadomość, by móc się wypisać (najlepiej od razu jak ją dostaniemy, żeby znowu nie wyleciało nam to z głowy).

Skonsoliduj wszystkie konta e-mail w jedno. O wiele łatwiej jest kontrolować jedną skrzynkę niż 5 różnych. I nie chodzi mi tutaj o ograniczenie się do jednego adresu e-mail: dalej możemy zachować kilka oddzielnych adresów (ułatwia to filtrowanie wiadomości), ale warto włączyć automatyczne przekazywanie wiadomości do jednego konta—Gmail nadaje się do tego idealnie, choć ten sam efekt można osiągnąć u większości firm oferujących skrzynki poczty elektronicznej.

Wyłącz automatyczne pobieranie wiadomości w kliencie pocztowym. Z doświadczenia zauważyłem, że funkcja ta bardziej przeszkadza niż pomaga. Szczególnie, jeśli jesteśmy w trakcie odpowiadania na wiadomości a nasz klient zasypuje nas strumieniem nowych e-maili. To nie aplikacja powinna dysponować naszym czasem i decydować, kiedy odbieramy pocztę. Przejmij kontrolę, a poczujesz się dużo lepiej.

Nigdy nie zostawiaj wiadomości w skrzynce odbiorczej. Więcej na ten temat możesz przeczytać w artykule Jak sobie radzić z pocztą elektroniczną.

Sprawdzaj pocztę maksymalnie 2-3 razy dziennie. To chyba najważniejsza ze wszystkich porad zawartych w tym artykule. Do niedawna myślałem, że to niemożliwe do wykonania—przecież muszę być cały czas dostępny, muszę odpowiadać na wiadomości zaraz jak tylko je dostanę. Bzdura. Od jakiegoś czasu sprawdzam pocztę dokładnie 3 razy dziennie (o 11 rano, 16 po południu i 21 wieczorem, choć warto dostosować te godziny do własnych potrzeb), a planuję ograniczyć się wkrótce do dwóch sesji dziennie. Czy świat się zawalił, gdy zacząłem sprawdzać pocztę tylko o tych określonych godzinach? Nie.
Większość wiadomości, które dostajemy i tak nie wymagają od nas natychmiastowej odpowiedzi. Warto jednak poinformować pracodawcę/współpracowników o tym, że sprawdzamy pocztę jedynie w tych godzinach, by wiedzieli, o której godzinie mogą oczekiwać odpowiedzi.
Jeśli jakaś sprawa jest na tyle ważne, że wymaga odpowiedzi natychmiastowej, poinstruuj współpracowników o zadzwonienie do Ciebie. Szczególnie, że poczta elektroniczna potrafi czasem (choć rzadko) krążyć w sieci kilka godzin, zanim rzeczywiście dotrze do adresata.
No tak, ale jakie są zalety? Po pierwsze, poczucie, że to Ty zarządzasz swoją pocztą a nie ona Tobą. To Ty decyduję, co chcesz robić i nie budzić się ze skrzynką pełną maili, tracąc cały poranek na to, by na nie odpowiedzieć. Spróbujcie sami, poczucie kontroli nad własnym czasem naprawdę jest tego warte.

Wypróbuj te 5 prostych porad, a możesz być zaskoczony efektami. W moim przypadku stosowanie w/w technik zmieniło mój pogląd na pocztę elektroniczną i to, jak zarządzam swoim czasem. Spróbuj sam, naprawdę warto.

Znasz inne techniki, które pomagają radzić sobie z nadmiarem poczty elektronicznej? Zapraszam do dyskusji w komentarzach!

Popularność: 40%