Pierwszy krok ku implementacji skutecznego systemu GTD mamy już za sobą — zbieranie zadań. Samo gromadzenie nowych wpisów na naszej liście to-do niestety nie spowoduje natychmiastowego wzrostu naszej produktywności. W skrajnych przypadkach może wręcz przyczynić się do jego jej obniżenia — na naszej liście znajdzie się tyle zadań, że nie będziemy w stanie nawet pomyśleć o wykonaniu któregokolwiek z nich. Aby więc nasz system posunąć o krok dalej, musimy nauczyć się, jak skutecznie przetwarzać zadania.
Podstawową zasadą, której musimy przestrzegać, aby nasz system GTD był skuteczny, jest nieodkładanie zadań na później — jeśli przetwarzamy naszą skrzynkę odbiorczą, nie możemy dopuścić do tego, że przeskakujemy niektóre zadania. Po zakończeniu fazy przetwarzania nasza lista powinna być pusta. I nie oznacza to, że wszystkie zadania musimy wykonać — po prostu każdy wpis musi trafić na odpowiednią listę zależną od kontekstu zadania.
Dobrze jest ograniczyć liczę skrzynek, które musimy przetwarzać do minimum, albo raczej do liczby, która jest dla nas najwygodniejsza. Pamiętaj — im mniej miejsc, z których musisz zbierać zadania, tym łatwiej Ci będzie te zadania ogarnąć. W moim przypadku jest to 5 miejsc:
- Remember The Milk — główny system przetwarzania zadań, tutaj ostatecznie trafiają zadania z innych miejsc.
- Moleskine Pocket Notebook — tutaj zapisuję zadania, jeśli nie mam dostępu do komputera.
- Moleskine Pocket Weekly Diary — tutaj trafiają nowe wpisy do kalendarza
- Apple Mail — tutaj trafiają wszystkie moje e-maile.
- Teczka Inbox — tutaj trafiają wszystkie fizyczne dokumenty, takie jak faktury, rachunki, itp.
Gdy już nasz system skrzynek odbiorczych jest kompletny, musimy nauczyć się z niego skutecznie korzystać. W końcu jeśli będziemy zapominali o umieszczaniu zadań w odpowiednich miejscach, to nasz system na nic się nie zda. Musimy od początku do końca konsekwentnie z niego korzystać, jeśli ma przynieść pożądany efekt.
Ogranicz przetwarzanie zadań do 1–2 sesji dziennie — przeglądając swoje skrzynki odbiorcze co 15 minut marnujesz masę czasu. Z drugiej strony przetwarzanie zadań zbyt rzadko może doprowadzić do tego, że w twoich skrzynkach nagromadzi się tyle zadań, że ciężko będzie Ci ich się pozbyć.
Jeśli chcemy naprawdę skutecznie opanować przetwarzanie informacji, sugeruję na początek utworzenie dodatkowej listy, na której wypiszemy wszystkie etapy procesu przetwarzania — informację o tym, które skrzynki odbiorcze musimy przetworzyć i co robić z zadaniami w nich zawartymi. W ten sposób po pewnym czasie dojdziemy do tego, że wszystko przetwarzanie zadań będzie dla nas czynnością zupełnie automatyczną.
