Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu – David Allen

Pod­stawą sku­tecz­nego sys­temu GTD jest zbie­ra­nie zadań, które musimy wyko­nać. Zalet zapi­sy­wa­nia tego, co mamy zro­bić chyba nie trzeba przy­po­mi­nać — nie musimy świa­do­mie o nich pamię­tać, przez co nie czu­jemy psy­chicz­nej pre­sji gonią­cych nas ter­mi­nów i natłoku zadań, dzięki czemu jeste­śmy w sta­nie skon­cen­tro­wać się w pełni nad tym, co robimy.

Aby sku­tecz­nie gro­ma­dzić zada­nia musimy mieć do tego odpo­wiedni sys­tem. Wyróż­nić możemy 2 kate­go­rie narzędzi:

• Sys­temy elek­tro­niczne — palm­topy, smart­phony, tele­fony komór­kowe, elek­tro­niczne orga­ni­zery oraz wszyst­kie te narzę­dzia, które umoż­li­wiają elek­tro­niczne wpro­wa­dza­nie i prze­cho­wy­wa­nie informacji.
• Sys­temy Lo-Fi (papie­rowe) — notesy, kla­syczne orga­ni­zery, samo­przy­lepne kar­teczki, itp.

Oso­bi­ście do gro­ma­dze­nia zadań pole­cam sys­temy lo-fi, gdyż są one zde­cy­do­wa­nie wygod­niej­sze i łatwiej­sze w uży­ciu niż sys­temy elek­tro­niczne. Zasta­nów się, ile czasu zaj­mie Ci zano­to­wa­nie cze­goś w note­sie, a ile wycią­gnię­cie palm­topa, uru­cho­mie­nie go, włą­cze­nie pro­gramu do noto­wa­nia i zapi­sa­nie jakiejś infor­ma­cji. Sys­te­mom elek­tro­nicz­nym pozo­staw prze­cho­wy­wa­nie i orga­ni­zo­wa­nie two­ich zadań — do szyb­kiego wpro­wa­dza­nia lepiej nadaje się stary dobry notes.

Skupmy się więc na narzę­dziach lo-fi. Jak już wspo­mi­na­łem, za dobry sys­tem GTD może nam posłu­żyć zwy­kły notes albo zeszyt, ale oso­bi­ście pole­cam poniż­sze narzędzia:

• Mole­skine — sty­lowe notat­niki, któ­rych histo­ria wiąże się z takimi posta­ciami jak Vin­cent van Gogh, Pablo Picasso, Ernest Hemin­gway, a także z pol­skim podróż­ni­kiem Ryszar­dem Kapu­ściń­skim. Wymie­nione tutaj osoby wiąże to, że uży­wały note­sów Mole­skine. Można się jed­nak zasta­na­wiać, czy warto wyda­wać wię­cej pie­nię­dzy na notes tylko dla­tego, że jest sty­lowy. Moim zda­niem warto, choćby z tego względu, że jeśli nasz notes będzie este­tyczny i miły dla oka, chęt­niej po niego sięgniemy.
• Hip­sterPDA — pod tą nazwą kryje się po pro­stu plik kar­tek 5x3 cale, spięty spi­na­czem biu­ro­wym. Nic wię­cej. To naj­prost­sze moż­liwe narzę­dzie do zbie­ra­nia naszych zadań — jest nie­sa­mo­wi­cie poręczne i ela­styczne, a w dodatku łatwo możemy orga­ni­zo­wać jego kartki w wygodny dla nas spo­sób. Ide­alne spo­sób na zapi­sy­wa­nie zadań wszę­dzie tam, gdzie nie zabie­ramy naszego cen­nego notesu.

Pamię­tajmy jed­nak, waż­niej­sze od tego, z jakiego narzę­dzia będziemy korzy­stać jest to, czy będziemy to robić kon­se­kwent­nie. Musimy wypra­co­wać w sobie takie nawyki, aby móc mieć pew­ność, że jeśli zano­tu­jemy coś w naszym notat­niku, to osta­tecz­nie trafi to na odpo­wied­nią listę to-do.

Cie­kawe? Podziel się ze znajomymi:

•