Tytuł artykułu może nieco długi, ale porada, którą chciałbym się z wami podzielić jest niezwykle prosta. Nierzadko pomimo stosowania systemów do organizacji list to-do praca, którą mieliśmy wykonać leży odłogiem. Jaka jest przyczyna tego zjawiska?
Weryfikację skuteczności naszej listy to-do możemy przeprowadzić w kilku prostych krokach:
- Sprawdź, czy warto — podstawowy krok i w dodatku jeden z najważniejszych — jeśli nie widzimy żadnych korzyści z wykonania danego zadania, to będzie nam niezwykle ciężko je wykonać. W tym wypadku najlepiej zadanie porzucić lub delegować do innej osoby.
- Sprawdź, czy jesteś odpowiednią osobą — czasem na naszych listach zalegają zadania, które tak naprawdę nas nie dotyczą. Warto wtedy takie zadania delegować do osoby, która jest do wykonania danego zadania odpowiedniejsza.
- Sprawdź, czy to nie projekt — jeśli zadanie nie jest fizyczną akcją, to musimy je na takie podzielić. To właśnie tytułowa segmentacja zadań.
- Sprawdź, czy kontekst zadania jest odpowiedni — kolejny istotny krok — jeśli nie możemy wykonać danego zadania w kontekście, w którym się teraz znajduje (np. @dom), to powinniśmy je przypisać do odpowiedniego miejsca (np. @praca)
Po zastosowaniu powyższych 4 kroków powinniśmy mieć na naszej liście tylko poprawnie sformułowane zadania. Zastanówmy się jednak nad krokiem 3 i tym, jak go skutecznie wykonać.
Jeśli stwierdziliśmy, że dane zadanie jest projektem (czyli składa się z więcej niż jednej fizycznej akcji), to powinniśmy je podzielić na akcje. Cała sztuka segmentacji polega na dobraniu odpowiedniej złożoności zadań składowych — nie powinny one same być projektami, ale nie mogą być również zbyt drobne. Przykładowo projekt ‘Przeczytaj Zbrodnię i Karę’ można podzielić na rozdziały (‘Przeczytaj rozdział pierwszy Zbrodni i Kary’, itd.), ale nie na strony, bo byłby to podział wysoce nieskuteczny (chyba, że w rzeczywistości zależy nam na czytaniu np. strony dziennie).
Można sobie jednak zadać pytanie — Po co to wszystko? Odpowiedź na to pytanie wcale nie jest trudna — segmentacja pozwala nam na dokładniejsze definiowanie tego, co będziemy robić. Nie przechodzimy w ten sposób przez zbędne kroki, które mogłyby się pojawić w wypadku planowania w trakcie wykonywania zadania. Kolejną, równie ważną cechą segmentacji jest jej działanie motywacyjne. Ze względu na to, że dzielimy projekt na następne fizyczne akcje, które z założenia są czynnościami mało złożonymi, łatwiej nam je wykonać.
Można to zjawisko wytłumaczyć na przytoczonym już wcześniej przykładzie czytania książek — za które zadanie łatwiej nam się zabrać — za przeczytanie całej książki, czy jednego jej rozdziału? Wydaje mi się, że większość z Was wybierze drugą opcję.
