Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu – David Allen

Ter­min Get­ting Things Done (popu­lar­nie GTD) to ter­min, wokół któ­rego ostat­nio zro­biło się sporo szumu w Inter­ne­cie, a szcze­gól­nie w jego anglo­ję­zycz­nej czę­ści. A co to tak wła­ści­wie jest i czy warto sobie tym zawra­cać głowę? Czy nie jest to kolejna bez­war­to­ściowa moda? W serii arty­ku­łów o GTD posta­ram się przy­bli­żyć Wam idee tej nowa­tor­skiej metody zarzą­dza­nia czasem.

GTD a produktywność

Tech­nicz­nie rzecz bio­rąc, GTD to przy­go­to­wany przez Davida Allena spo­sób na sku­teczne wyko­ny­wa­nie naszej pracy i bycie pro­duk­tyw­nym. Twój pra­co­dawca wiele od Cie­bie wymaga? Pro­wa­dzić wła­sne przed­się­bior­stwo i masz masę rze­czy na gło­wie? Get­ting Things Done to coś dla Cie­bie. Co prawda GTD zostało przy­go­to­wane z myślą o ludziach biz­nesu, ale rów­nie dobrze spraw­dza się na stu­diach, w szkole czy nawet w życiu pry­wat­nym. Ist­nieją rów­nież liczne mody­fi­ka­cje prze­zna­czone dla kon­kret­nych grup zawo­do­wych, np. infor­ma­ty­ków, choć ich popu­lar­no­ścią wyraź­nie ustę­pują ory­gi­nal­nemu GTD.

Pod­stawy GTD

Całe GTD jest sys­te­mem bar­dzo pro­stym, choć wyma­ga­ją­cym od nas tro­chę pracy i wytrwa­ło­ści, aby go wpro­wa­dzić w życie. Zasta­nówmy się teraz wspól­nie, co prze­szka­dza nam w wyko­ny­wa­niu naszej pracy i byciu pro­duk­tyw­nym. Wyobraź sobie, że jesteś wła­ści­cie­lem firmy i wła­śnie przy­mie­rzasz się do przy­go­to­wa­nia pre­zen­ta­cji pod­su­mo­wu­ją­cej cały rok pracy przed­się­bior­stwa. Sie­dzisz przy kom­pu­te­rze, popi­ja­jąc gorącą kawę i pró­bu­jesz się skon­cen­tro­wać nad otwartą apli­ka­cją i pustym slaj­dem, który za chwilę będziesz wypeł­niał. O czy myślisz? Pew­nie wła­śnie przy­po­mina Ci się, że musisz dzi­siaj przy­go­to­wać w domu obiad, albo wynieść śmieci. Być może wła­śnie przy­po­mnia­łeś sobie, że mia­łeś zadzwo­nić do swo­jego klu­czo­wego kon­tra­henta? A może wła­śnie sygnał przyj­ścia nowej wia­do­mo­ści uświa­da­mia Ci, że w skrzynce odbior­czej 50 wia­do­mo­ści, nad które musisz dzi­siaj odpo­wie­dzieć? Te wszyst­kie zada­nia, o któ­rych musimy pamię­tać, powo­dują, że tra­cimy kon­cen­tra­cję, nie potra­fimy dokoń­czyć tego, co zamie­rza­li­śmy mieć gotowe 15 minut temu, a co gor­sza — tra­cimy całą moty­wa­cję do pracy, którą try­ska­li­śmy jesz­cze pół godziny temu. Jak temu zaradzić?

Na to pyta­nie spró­bo­wał odpo­wie­dzieć David Allen. Z powyż­szej histo­rii łatwo zaob­ser­wo­wać, że pełną pro­duk­tyw­ność możemy osią­gnąć jedy­nie wtedy, gdy w pełni skon­cen­tru­jemy się na jed­nym zada­niu i nie zaprzą­tamy sobie głowy tym, co jesz­cze musimy zro­bić. Tylko jak osią­gnąć taki stan? Pierw­szym kro­kiem jest utwo­rze­nie zaufa­nego sys­temu, do któ­rego możemy wpro­wa­dzać zada­nia i który nam o nich przy­po­mni wtedy, kiedy nadej­dzie odpo­wiedni czas i będziemy do ich wyko­na­nia odpo­wied­nio przy­go­to­wani. Ten wła­śnie sys­tem sprawi, że nasz mózg nie będzie pró­bo­wał sobie przy­po­mnieć, co jesz­cze musimy dzi­siaj zro­bić, bo tę rolę przej­muje nasz zaufany sys­tem. Dzięki temu osią­gamy stan czy­sto­ści umy­słu i peł­nej goto­wo­ści do kon­cen­tra­cji nad wybra­nym zadaniem

Zaple­cze tech­niczne Get­ting Things Done

Stwo­rze­nie zaufa­nego sys­temu to nie jest jed­nak sprawa łatwa — musi on speł­niać pewne pod­sta­wowe wymagania:

• łatwość wpro­wa­dza­nia i odczytu zadań
• sys­tem musi wie­dzieć, kiedy jeste­śmy odpo­wied­nio przy­go­to­wani do wyko­na­nia danego zadania
• sys­tem powi­nien być prze­no­śny, aby­śmy mogli zawsze na nim polegać

Pod­sta­wową decy­zją, która musimy pod­jąć jest to, czy nasz sys­tem będzie się opie­rał na roz­wią­za­niach elek­tro­nicz­nych (kom­pu­ter prze­no­śny, smart­phone, itp.) czy też na roz­wią­za­niach bar­dziej kla­sycz­nych — papie­ro­wych. Możemy się rów­nież zde­cy­do­wać na połą­cze­nie obu spo­so­bów — to już zależy tylko i wyłącz­nie od naszych pre­fe­ren­cji. Ważne jest, aby nie mno­żyć sys­te­mów wpro­wa­dza­nia danych w nie­skoń­czo­ność, bo roz­drab­nia­nie się wpro­wa­dza chaos, a tego chyba nie chcemy?

Pro­jekty i ich wpływ na orga­ni­za­cję naszej pracy

Jeśli wcze­śniej korzy­sta­łeś z jakie­goś sys­temu orga­ni­za­cji pracy opie­ra­ją­cym się na listach To-Do, to pro­jekt, to naj­pew­niej to, co wcze­śniej czę­sto uwa­ża­łeś za akcję lub zada­nie. Przy­kła­dowa lista pro­jek­tów może wyglą­dać tak:

• Napi­sać nowy post na blogu
• Posprzą­tać mieszkanie
• Kupić samo­chód
• Zacząć upra­wiać jogging

Z defi­ni­cji pro­jekt to zbiór akcji, które musimy pod­jąć, aby dopro­wa­dzić do jego ukoń­cze­nia. Zasta­nówmy się teraz, jakie zada­nia mogą skła­dać się na pro­jekt, który wcze­śniej okre­śli­li­śmy jako „kupić samochód”:

• Okre­ślić wyma­ga­nia, które samo­chód musi spełniać
• Okre­ślić kwotę, jaką możemy nań przeznaczyć
• Poszu­kać w Inter­ne­cie infor­ma­cji na temat wybra­nego samochodu
• Spraw­dzić cenę w salo­nie samochodowym
• Spraw­dzić cenę na Allegro
• itd.

Coś, co z pozoru było bar­dzo pro­stym zada­niem przed­sta­wi­li­śmy za pomocą fizycz­nych akcji, czyli bez­po­śred­nich kro­ków, które musimy pod­jąć, aby wyko­nać dane zada­nie. Pole­cam spró­bo­wać roz­pi­sać w ten spo­sób jakieś zada­nie, do któ­rego od dłuż­szego czasu się zabie­ramy, ale jakoś nam to nie wycho­dzi. Zapew­niam, że o wiele łatwiej będzie nam odzna­czyć to zada­nie jako wyko­nane po zasto­so­wa­niu się do tych pro­stych porad.

Kon­tekst, czyli skąd nasz zaufany sys­tem wie, kiedy jeste­śmy odpo­wied­nio przy­go­to­wani do pracy

Kolej­nym istot­nym aspek­tem GTD jest przy­pi­sa­nie zadań do kon­tek­stów. Zwróćmy uwagę, że część naszych zadań może być wyko­na­nych jedy­nie przy kom­pu­te­rze. Inne, gdy mamy dostęp do tele­fonu. Jesz­cze inne, gdy jeste­śmy w super­mar­ke­cie. Kon­tekst okre­śla nasze przy­go­to­wa­nie do wyko­na­nia danego zada­nia. Zwy­cza­jowo kon­tekst poprze­dza się sym­bo­lem @, np. @komputer, @supermarket, @praca, itp. Dzięki takiemu podzia­łowi zadań, będąc w pracy kon­cen­tru­jemy się jedy­nie na zada­niach z listy @praca, a nie zaprzą­tamy sobie głowy tym, co mamy zała­twić w super­mar­ke­cie (@supermarket).

Lista może/kiedyś, czyli spo­sób na „inku­ba­cję” projektów

Czę­sto jeste­śmy w sytu­acji, gdy nie mamy ani czasu, ani odpo­wied­nich zaso­bów czy przy­go­to­wa­nia, aby roz­po­cząć pracę nad jakimś pro­jek­tem, a mimo to chcemy kie­dyś do niego wró­cić. Wła­śnie do noto­wa­nia takich pro­jek­tów posłuży nam lista może/kiedyś:

• Nauczyć się japońskiego
• Nauczyć się obsługi Photoshopa
• Wybrać się na wycieczkę w góry
• itp.

Krót­kie podsumowanie

Tak wyglą­dają pod­stawy orga­ni­za­cji wła­snego zaufa­nego sys­temu zgod­nie z ide­olo­gią GTD. Jak pew­nie zauwa­ży­łeś, w tym wpro­wa­dze­niu pomi­ną­łem zupeł­nie sprawę zadań, które muszą być wyko­nane o okre­ślo­nym cza­sie. Podob­nie jak do usta­la­nia czasu spo­tkań, posłuży nam do tego kalen­darz, ale o tym już w kolej­nych arty­ku­łach. Pamię­tajmy, że sku­tecz­ność GTD leży przede wszyst­kim w jego kon­se­kwent­nym sto­so­wa­niu. Spró­buj­cie naj­pierw wyko­rzy­stać metody odpi­sane w tej wia­do­mo­ści, a zapew­niam, że przy­nie­sie to pożą­dane efekty.

Cie­kawe? Podziel się ze znajomymi:

•