Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu – David Allen

Mul­ti­ta­sking, czyli wyko­ny­wa­nie wielu czyn­no­ści na raz, jest bar­dzo kuszącą metodą, która teo­re­tycz­nie ma zwięk­szyć naszą pro­duk­tyw­ność. Dzie­ląc naszą uwagę na kilka zadań możemy jed­no­cze­śnie oma­wiać z klien­tem nowy pro­jekt, roz­ma­wiać przez komu­ni­ka­tor inter­ne­towy ze zna­jomą i w tym samym cza­sie oglą­dać nasz ulu­biony serial tele­wi­zyjny. Brzmi nie­zwy­kle zachę­ca­jąco, ale czy to rze­czy­wi­ście zwięk­sza naszą produktywność?

To, czy jeste­śmy w sta­nie czer­pać jakie­kol­wiek korzy­ści z mul­ti­ta­skingu zależy przede wszyst­kim od naszych wła­snych pre­dys­po­zy­cji. Podziel­ność uwagi, która jest klu­czo­wym aspek­tem tego zagad­nie­nia, nie u każ­dego z nas jest rów­nie roz­wi­nięta. Sta­ty­stycz­nie kobiety mają lep­szą podziel­ność uwagi, więc w ich przy­padku mul­ti­ta­sking może przy­spie­szyć wyko­ny­wa­nie okre­ślo­nych rodza­jów czyn­no­ści. W przy­padku sta­ty­stycz­nego męż­czy­zny nie jest już tak różowo — w więk­szo­ści przy­pad­ków zde­cy­do­wa­nie trud­niej jest nam kon­cen­tro­wać się na wielu rze­czach jed­no­cze­śnie, a zmiana naszego sku­pie­nia z jed­nej czyn­no­ści na drugą wymaga czasu.

Zasta­nówmy się jed­nak, czy w ogóle warto wypra­co­wy­wać w sobie zdol­ność do pracy w tym try­bie. Na począ­tek roz­ważmy korzy­ści pły­nące z multitaskingu:

• Jeste­śmy w sta­nie wyko­nać wię­cej zadań jednocześnie
• Czyn­no­ści, które nie wyma­gają naszej peł­nej uwagi mogą być wyko­ny­wane nie­jako ‘w tle’
• Szyb­kie tempo pracy może na nas dzia­łać pobu­dza­jąco i motywująco

Z dru­giej strony, sku­pia­nie naszej uwagi na wielu czyn­no­ściach ma wiele cech pejo­ra­tyw­nych (i nie­za­leż­nych od płci):

• Tra­cimy czas na „prze­łą­cza­nie” się pomię­dzy zadaniami
• Mul­ti­ta­sking jest z natury skom­pli­ko­wany, co powo­duje dodat­kowy stres i jest czę­sto powo­dem wystę­po­wa­nia pomy­łek i błędów
• Nie jeste­śmy w sta­nie poświę­cić każ­dej z wyko­ny­wa­nych czyn­no­ści 100% naszej uwagi
• Mul­ti­ta­sking czę­sto stwa­rza dodat­kowy chaos i zamie­sza­nie, gene­ru­jąc dodat­kowe czyn­niki stresogenne.

To, czy mul­ti­ta­sking jest dla nas odpo­wied­nią tech­niką pracy jest kwe­stią bar­dzo indy­wi­du­alną. Eks­perci w branży stop­niowo negują korzy­ści pły­nące z mul­ti­ta­skingu i suge­rują wyko­ny­wa­nie zadań sekwen­cyj­nie, poświę­ca­jąc każ­demu z nich pełną uwagę. W ten spo­sób uni­kamy błę­dów, stresu oraz ew. kom­pro­mi­ta­cji w przy­padku, gdy nasze zada­nie zosta­nie wyko­nane niekompetentnie.

Ale czy naprawdę warto prze­kre­ślić do końca ideę symul­ta­nicz­nego wyko­ny­wa­nia zadań?

Mul­ti­ta­sing jest tech­niką, która w szcze­gól­nych przy­pad­kach pozwala nam na znaczne zwięk­sze­nie naszej pro­duk­tyw­no­ści. Pomimo wszyst­kich wad, które zostały wymie­nione wcze­śniej, wyko­ny­wa­nie dwóch czy trzech czyn­no­ści jed­no­cze­śnie może przy­no­sić bar­dzo pozy­tywne efekty, oczy­wi­ście pod warun­kiem, że czyn­no­ści te zostaną odpo­wied­nio dobrane.

Pod­sta­wowy czyn­nik, na który powin­ni­śmy zwró­cić uwagę przy dobie­ra­niu zadań, nad któ­rymi będziemy pra­co­wać jed­no­cze­śnie, jest kon­tekst — jeśli zada­nia wyma­gają innego zestawu narzę­dzi lub miej­sca wyko­na­nia, od razu możemy je odrzu­cić. Tylko w wypadku zadań do sie­bie podob­nych będziemy w sta­nie szybko się pomię­dzy nimi prze­łą­czać (mię­dzy innymi dzięki temu jeste­śmy w sta­nie bez więk­szego wysiłku pro­wa­dzić kilka roz­mów na raz przez nasz komu­ni­ka­tor inter­ne­towy). Kolej­nym czyn­ni­kiem, który pomoże nam w odpo­wied­nim dobo­rze zadań jest ich trud­ność i sto­pień skom­pli­ko­wa­nia — warto dobie­rać zada­nia w taki spo­sób, aby pośród nich tylko jedno wyma­gało naszej peł­nej (lub pra­wie peł­nej) uwagi.

Przy­kła­dowa lista zadań, które możemy wyko­ny­wać jed­no­cze­śnie, mogłaby wyglą­dać następująco:

1. Napisz e-maila do sklepu w spra­wie reklamacji
2. Omów z klien­tem przez komu­ni­ka­tor kwe­stię błędu, który ostat­nio zauważyłeś
3. Sprawdź w inter­ne­cie ceny bile­tów lot­ni­czych do San Francisco.

Wszyst­kie powyż­sze czyn­no­ści możemy dość łatwo wyko­ny­wać jed­no­cze­śnie. Punkt pierw­szy to zada­nie, które wymaga więk­szego sku­pie­nia (ze względu na rodzaj czyn­no­ści, napi­sa­nie wia­do­mo­ści e-mail wymaga wię­cej kon­cen­tra­cji niż roz­mowa przez komu­ni­ka­tor inter­ne­towy czy szu­ka­nie infor­ma­cji w inter­ne­cie). Wybór głów­nego zada­nia jest oczy­wi­ście kwe­stią subiek­tywną, a dana lista tylko przy­kła­dem, ale myślę, że dobrze oddaje ona ideę wstęp­nej selek­cji zadań.

Sto­so­wa­nie się do powyż­szych instruk­cji powinno spra­wić, że wyko­ny­wa­nie kilku zadań na raz będzie łatwiej­sze i mniej stre­su­jące, ale decy­zja o tym, czy nie lepiej zupeł­nie zarzu­cić mul­ti­ta­sking na rzecz pracy sekwen­cyj­nej, zawsze będzie kwe­stią indy­wi­du­al­nych preferencji.

Cie­kawe? Podziel się ze znajomymi:

•