Jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to od razu – David Allen

W Inter­ne­cie dostęp­nych jest wiele pro­gra­mów uła­twia­ją­cych nam pracę z listami zadań (To-Do). Każda apli­ka­cja ma swoje wady i zalety, dla­tego na 2minuty.pl posta­ram się przed­sta­wić wiele róż­nych roz­wią­zań i korzy­ści, jakie z ich sto­so­wa­nia płyną. Pierw­szą apli­ka­cją, którą chciał­bym Wam przed­sta­wić jest Remem­ber the Milk.

Po dar­mo­wej reje­stra­cji na stro­nie i zalo­go­wa­niu zosta­jemy prze­nie­sieni do widoku Prze­gląd. Znaj­dziemy tam zakładki Dziś, Jutro oraz Zale­głe oraz odpo­wia­da­jące im listy zadań. Oprócz tego z widoku Prze­gląd możemy łatwo przejść do planu tygo­dnia, dostęp­nego w for­ma­cie łatwym do wydruku. Skon­cen­trujmy się może jed­nak na widoku Zada­nia, który ofe­ruje nam o wiele wię­cej przy­dat­nych funkcji.

Pierw­szą rze­czą, jaka rzuca się w oczy jest lista zadań. Jak widać na powyż­szym zrzu­cie ekranu, RTM two­rzy dla nas kilka domyśl­nych list. Możemy łatwo mody­fi­ko­wać nasze listy i doda­wać nowe prze­cho­dząc do widoku Usta­wie­nia.

Inter­fejs RTM jest bar­dzo intu­icyjny, choć opa­no­wa­nie spo­rej liczby skró­tów kla­wia­tu­ro­wych (o któ­rych będzie mowa w innym arty­kule) pozwa­la­ją­cych nam sku­tecz­nie wpro­wa­dzać i mody­fi­ko­wać zada­nia w RTM może nam zająć tro­chę czasu. Po krót­kim zapo­zna­niu się z Remem­ber The Milk pora na dosto­so­wa­nie go do sys­temu GTD.

Listy

Pierw­szym kro­kiem, który musimy wyko­nać jest dosto­so­wa­nie list zadań do naszych potrzeb. Przejdźmy do widoku Usta­wie­nia, w zakładkę Listy. To, jak te listy usta­wimy zależy tak naprawdę od naszego upodo­ba­nia. Oso­bi­ście pro­po­nuję ogra­ni­czyć ilość list fizycz­nych do nie­zbęd­nego mini­mum, a ewen­tu­alne braki zawsze możemy uzu­peł­nić tzn. spryt­nymi listami, które są niczym innym jak łatwym spo­so­bem na wyszu­ki­wa­nie zadań po okre­ślo­nych kryteriach.

Jeśli wolimy więc ogra­ni­czyć liczbę list, pro­po­nuję usu­nąć Study oraz Work. Lista Skrzynka odbior­cza posłuży nam jako typowy Inbox znany nam z GTD — będziemy tam umiesz­czać zada­nia, któ­rych jesz­cze nie prze­two­rzy­li­śmy. Do tej listy auto­ma­tycz­nie będą rów­nież tra­fiać zada­nia wysłane do RTM przez e-mail, czy też te, które wysłali nam inni użyt­kow­nicy ser­wisu. W liście Wysłane możemy prze­cho­wy­wać zada­nia dele­go­wane do innych osób.

Sprytne Listy

Gdy już udało nam się upo­rać z listami fizycz­nymi, pora na kilka przy­dat­nych spryt­nych list, które pozwolą nam łatwiej nada­wać prio­ry­tet zada­niom w RTM.

• Wysoki prio­ry­tet — będzie to lista wyświe­tla­jąca zada­nia, któ­rym został manu­al­nie przy­pi­sany naj­wyż­szy prio­ry­tet (RTM posiada 4 różne prio­ry­tety zadań), które mają być wyko­nane dziś lub jutro, albo takie, które są zale­głe. Aby utwo­rzyć taką listę, w polu wyszu­ki­wa­nia wpro­wa­dzamy: priority:1 OR dueBefore:today OR due:today OR due:tomorrow, następ­nie w panelu bocz­nym prze­cho­dzimy do zakładki Zapisz i nada­jemy naszej nowej liście odpo­wied­nią nazwę. Następne sprytne listy utwo­rzymy analogicznie.
• Krót­kie — na tej liście będą nam się wyświe­tlać zada­nia, któ­rych wyko­na­nie zaj­mie nam mniej niż 15 minut. For­muła wyszu­ki­wa­nia to: timeEstimate:”<15 min”. Lista bar­dzo przy­datna jeśli mamy wolny kwa­drans i szu­kamy cze­goś pro­duk­tyw­nego do zro­bie­nia. Oczy­wi­ście, sza­co­wany czas wyko­na­nia musimy wpro­wa­dzić manu­al­nie pod­czas doda­wa­nia lub mody­fi­ka­cji wybra­nego zadania.
• Dzi­siaj — co prawda w widoku Prze­gląd mamy już taką zakładkę, ale oso­bi­ście nie prze­pa­dam za prze­łą­cza­niem się pomię­dzy wido­kami, stąd też ta lista. For­muła wyszu­ki­wa­nia to due:today AND dueBefore:0h, co pozwala na wyświe­tle­nie zarówno tych zadań, które mają być wyko­na­nie dzi­siaj, jak i tych, które zostały nam z poprzed­nich dni.
• Jutro — wytłu­ma­cze­nie jak wyżej, for­muła wyszu­ki­wa­nia: due:tomorrow.
• Bez tagów — bar­dzo przy­datna lista jeśli dużo pra­cu­jemy z tagami. Pozwala nam wyła­pać te zada­nia, które nie zostały jesz­cze odpo­wied­nio prze­two­rzone i nie zostały im nadane tagi. For­muła wyszu­ki­wa­nia: isTagged:false.
• ↑ — mój wła­sny pomysł, pole­ga­jący na tym, że jeśli do RTM zada­nie zostaje kopio­wane z innego źródła (np. Mole­skine), nadaję mu tag upstream. W ten spo­sób mogę łatwo spraw­dzić, czy dane zada­nie powi­nie­nem po wyko­na­niu odzna­czyć jesz­cze w innym źródle poza RTM czy też nie. For­muła wyszu­ki­wa­nia: tag:upstream.
• ↓ — ana­lo­gicz­nie do przy­kładu wyżej. Ta lista zawiera zada­nia, które z RTM sko­pio­wa­łem np. do Mole­skine (tag down­stream). For­muła wyszu­ki­wa­nia: tag:downstream.

Kon­tek­sty

Znane nam z GTD kon­tek­sty możemy opra­co­wać na 2 spo­soby — z uży­ciem tagów lub loka­cji. Oso­bi­ście sto­suje połą­cze­nie obu roz­wią­zań, dzie­ląc kon­tek­sty na fizyczne i wir­tu­alne. Kon­tek­stem fizycz­nym nazy­wam miej­sce, w któ­rym dane zada­nie muszę wyko­nać. Do tego celu ide­al­nie nadaje się widok Loka­cji. Pozwala on na zazna­cze­nie na mapie miejsc, do któ­rych następ­nie przy­pi­sy­wać będziemy zada­nia. Możemy więc dodać sobie takie miej­sca jak dom, super­mar­ket, szkoła, praca, itd. RTM na mapie pokaże nam przy wybra­nym miej­scu liczbę przy­pi­sa­nych mu zadań, a po naci­śnię­ciu weń, rów­nież samą listę.

Kon­tek­sty wir­tu­alne nato­miast, to zbiory narzę­dzi czy sytu­acji, które muszą wyko­na­niu danego zada­nia towa­rzy­szyć. Przy­kła­dem będzie @komputer, @notes, etc. Wybór kon­tek­stów pozo­sta­wiam Wam.

Dzięki funk­cji spryt­nych list możemy utwo­rzyć sobie listy zawie­ra­jące tylko te zada­nia, które musimy wyko­nać przy kom­pu­te­rze, czy też w szkole. Dzięki temu możemy zre­zy­gno­wać z list fizycz­nych, ponie­waż wpro­wa­dzają one tylko dodat­kowe zamieszanie.

Inne

Remem­ber The Milk posiada jesz­cze wiele cie­ka­wych funk­cji, lecz omó­wie­nie ich w jed­nym arty­kule gra­ni­czy z cudem. W kolej­nych arty­ku­łach zagłę­bimy się w kolejne funk­cje tej przy­dat­nej apli­ka­cji, a na koniec pro­po­nuję lek­turę skró­tów kla­wia­tu­ro­wych Remem­ber The Milk.

Cie­kawe? Podziel się ze znajomymi:

•